Presentation
مقدمه
در این فاز مطالبی را به‌صورت تیتروار بیان می‌کنیم که به شما کمک می‌کند برای ارائه یا سخنرانی آماده شوید.
- چگونه می‌توانیم شناخت خوبی از مخاطبان بدست آوریم؟
- یک ارائه از چند بخش تشکیل شده است و هر کدام دارای چه قسمت‌هایی هستند؟
- چگونه می‌توانیم مخاطبان را جذب کنیم؟
- چگونه اضطراب خود را مدیریت کنیم؟
شناخت
مخاطبان
- چه کسانی هستند؟
- چه چیزهایی از قبل می‌دانند؟
- هدفشان از شرکت در همایش و گوش‌دادن به صحبت‌های شما چیست؟
موقعیت
- آیا موقعیت رسمی است یا غیررسمی؟
- همایش بزرگ است یا کوچک؟
- تعداد شرکت‌کنندگان
- ابعاد سالن
- حامیان مراسم
- چقدر زمان در اختیار دارید؟
- قبل از شروع مراسم و برای آمادگی
- هنگام سخنرانی
- پرسش و پاسخ
هدف
- هدف شما ارتقاء سطح اطلاعات مخاطبان است؟
- هدف شما متقاعدکردن مخاطبان برای انجام یا پذیرفتن امری است؟
- هدف شما یاد دادن و انتقال دانش به مخاطبان است؟
- هدف شما افزایش انگیزۀ مخاطبان است؟
ساختار و سخنرانی
- قسمت‌های شروع، میانی و پایان باید کاملاً مشخص و شفاف باشند.
شروع
- در 60 تا 90 ثانیۀ اول، نه تنها مبحثی که قرار است ارائه دهید، بلکه خودتان را نیز باید معرفی کنید.
- کاری که قرار است انجام شود را توصیف کنید.
- اهمیت مطلب را نشان دهید.
- این کار به مخاطبان یک آشنایی اولیه می‌دهد.
میانی
- در قسمت میانی باید در یک ترتیب منطقی، مطلب را برای مخاطبان توضیح دهید.
پایانی
- در قسمت پایانی باید فقط نکات اصلی را خلاصه کنید.
- معمولاً مخاطبان قسمت اول و آخر را به یاد می‌آورند.
- علاوه بر خلاصه‌کردن نکات اصلی، باید اهمیت آن‌ها را هم به مخاطبان نشان دهید.
- باید تمام تکه‌های مختلفی که ارائه دادید را در قالب یک Big Picture قرار دهید.
کمک‌های بصری
اگر از Slideهایی استفاده کنید که به‌خوبی طراحی شده باشند، معمولاً مخاطبان آن‌ها را بهتر به یاد می‌آورند. فرقی نمی‌کند چه چیزی ارائه می‌دهید، در هر حال باید تصمیماتی اخذ کنید؛ مثلاً اینکه از چه قالبی استفاده کنید؟ به‌عنوان مثال Portrait یا Landscape؟ یا اینکه چه اطلاعاتی را درج کنید؟ نکتۀ مهمی که باید در نظر بگیرید این است که از قالبی استفاده کنید که به‌راحتی خوانده شود.
رنگ
- اگر در اتاق تاریکی ارائه می‌دهید، از قالب رنگی تیره، در غیر این صورت از قالب رنگی روشن استفاده کنید.
- ترکیب رنگی که استفاده می‌کنید بر روی سرعت خواندن مخاطبان اثرگذار است.
- سریع‌ترین ترکیب رنگی، مشکی روی زرد است.
- خواندن ترکیب رنگ‌های قرمز، سبز و قهوه‌ای برای بسیاری از مخاطبان دشوار است.
- حتماً به تضاد رنگی توجه کنید.
- از رنگ‌های گرم، مانند قرمز یا نارنجی، به‌عنوان پس‌زمینه استفاده نکنید.
جزئیات
- از اسلایدهایی استفاده کنید که جزئیات مهم را برجسته می‌کنند.
- از استعمال جزئیاتی که مخاطب نیاز ندارد بداند یا نمی‌تواند به‌خاطر بسپارد، بپرهیزید.
- از اطلاعاتی که صرفاً برای پُر کردن صفحه استفاده می‌شوند، استفاده نکنید (Filler Content).
- از لیست‌های طولانی استفاده نکنید.
ارائه
ارائه به معنی تعامل سخنران با مخاطبان است. شما راه‌های مختلفی برای نحوۀ ارائه دارید که در ادامه مزایا و معایب هر کدام را ذکر می‌کنیم.
حفظ‌کردن سخنرانی
مزایا
- امکان ارتباط چشمی را فراهم می‌کند.
معایب
- برای سخنرانی‌های طولانی سخت است.
- امکان خطا وجود دارد.
- قابل ارتقاء نیست.
روخوانی از متن
مزایا
- دقت را بالا می‌برد.
معایب
- امکان ارتباط چشمی را حذف می‌کند.
- به نظر طبیعی نمی‌رسد.
- قابل ارتقاء نیست.
بداهه‌گویی
مزایا
- به نظر طبیعی می‌رسد.
معایب
- بسیار امکان خطا وجود دارد.
استفاده از Slideها
مزایا
- امکان ارتباط چشمی را فراهم می‌کند.
- نظم را تضمین می‌کند.
- قابل ارتقاء است.
معایب
- تا حدی امکان خطا وجود دارد.
قبل از ارائه
ارائه‌ای تاثیرگذار است که نیازهای مخاطبان هنگام طراحی آن در نظر گرفته شده باشد.
- تمام Slideها را تا جای ممکن دقیق و منطقی مرتب کنید.
خلاصه
با یک Outline Slide شروع کنید که تیتر مطالبی را که قرار است ارائه شوند، در آن قرار داده‌اید.
- مشکلی که وجود دارد را تعریف کنید (اهمیت، سختی و فرض‌ها).
- کارهایی که قبلاً انجام شده و مرتبط با موضوع هستند را معرفی کنید (مزایا و معایب).
- روشی که شما پیشنهاد می‌کنید را توصیف کنید (نمودار).
- نتایج آزمایش‌هایی که انجام داده‌اید را در اختیار مخاطبان قرار دهید (کامل‌بودن، رعایت انصاف و پیچیدگی).
- نتیجه‌گیری کنید (ایدۀ اصلی و برتری‌های آن).
- مراجع را معرفی کنید (اطلاعات کامل).
جزئیات
- از قابل‌فهم‌بودن و خوانایی جلوه‌های بصری اطمینان حاصل کنید.
- برای برجسته‌کردن نکات مهم از رنگ استفاده کنید (زیاده‌روی نکنید).
- در یک Slide، مطالب زیادی قرار ندهید.
- تمام مطالبی که در Slide است باید توضیح داده شوند.
- فرمول و روابط ریاضی زیادی در Slideها قرار ندهید (فقط میزانی که مورد نیاز است).
- تمرکز شما باید روی نتایج باشد.
- از عکس یا نمودار برای تفهیم نکات خود بهره بگیرید.
- به تغییرات ناگهانی موجود در نمودارها و جداول اشاره کنید.
محتوا
- حداقل یک Slide حاوی مشارکت‌های اصلی داشته باشید.
- یک Slide که حاوی نتایج و جهت‌دهی برای آینده است، داشته باشید.
- یک Slide برای لیست مقالات و مراجع داشته باشید.
- چند Slide اضافه که حاوی جزئیات کار هستند، داشته باشید (برای زمانی که مخاطبان از شما در مورد آن‌ها سوال بپرسند).
پیشگیری
- برای مواقع اضطراری چند نسخۀ پشتیبان همراه خود داشته باشید (فرمت‌های مختلف مثل PDF یا ذخیره‌سازی ابری).
- حداقل دو بار به‌صورت تمرینی ارائه دهید (برای مدیریت زمان و اعمال تغییرات مورد نیاز).
- اگر ارائه حضوری است، قبل از آن به سالن همایش بروید و با محیط آشنا شوید.
لباس
- یک لباس تمیز و اتوکشیده‌شده فراهم کنید.
- لباس یا کفشی که تنگ باشد نپوشید.
- لباس یا کفش جدید نپوشید.
هنگام ارائه
اضطراب
- ترس یا اضطراب خود را بپذیرید.
- قبل از اینکه وارد سالن شوید چند نفس عمیق بکشید.
- این نکته را در نظر بگیرید که شما برای ارائه بسیار تلاش کرده‌اید و تمرین داشته‌اید.
- به جای آنکه بر روی خودتان تمرکز کنید، بر روی مطلبی که قرار است ارائه دهید متمرکز شوید.
- در صورت امکان سعی کنید تعدادی از دوستان یا همکاران شما در جمعیت حضور داشته باشند.
- به چهره‌های مهربان و دوستانه نگاه کنید.
سپاس‌گزاری
- سخنرانی خود را با تشکر از مخاطبان شروع کنید.
- از تلاش و حمایت منتورها، مدیران و همکاران خود تشکر کنید.
نسبت
- چند دقیقه در مورد نسبت این ارائه با مخاطبان صحبت کنید.
- نتایج را خلاصه‌وار توضیح دهید.
- ارتباط این مطلب با مطالب دیگری که ارائه داده شده‌اند یا قرار است ارائه داده شوند، چیست؟
- چرا این مطلب توجه شما را جلب کرد و می‌خواهید آن را ارائه دهید؟
جذب
- صدای خود را با توجه به محیط و مخاطبان تنظیم کنید.
- سرعت ارائه را متوسط نگه‌دارید به گونه‌ای که مخاطبان خسته نشود و از طرفی مطلب قابل‌فهم باشد.
- سرعت و تُنِ صدای خود را کم و زیاد کنید تا مطالب خسته‌کننده نشوند.
- اگه ارائه حضوری است، در جایی نایستید که همواره جلوی دید فردی را بگیرید.
- لزومی ندارد ارائه دقیقاً مانند آنچه فراهم کرده‌اید پیش برود اما از طرفی نباید بیش از حد از آن فاصله بگیرد.
ارتباط چشمی
- همواره ارتباط چشمی برقرار کنید.
- به مخاطبان نگاه کنید، نه پرده نمایش.
- به افراد مختلف نگاه کنید و سعی کنید با همه ارتباط بگیرید.
محتوا
- هدف، اهمیت مطلب، ایده‌های اصلی و برتری راه‌حل‌تان را تشریح کنید.
- نکات اصلی را تکرار کنید.
- به مخاطبان بگویید چه چیزی قرار است به آن‌ها گفته شود و در نهایت به آن‌هایی بگویید چه چیزی به آن‌ها گفتید.
پرسش و پاسخ
- حتماً بخشی از زمان را به پرسش و پاسخ اختصاص دهید (10 الی 15 دقیقه برای یک سخنرانی 45 دقیقه‌ای).
- برای سوالات سخت و چالشی خودتان را آماده کنید.
- در برابر سوالاتی که سخت هستند، بیش از حد حالت تدافعی نگیرید.
- سوال را تکرار کنید.
- یک سوال سخت می‌تواند تبدیل به یک ایده شود و در تحقیقات بعدی از آن استفاده کرد.
- خیلی راحت بگویید نمی‌دانم.
- در صورت لزوم به کسی که سوال را پرسیده پیشنهاد دهید بعد از سخنرانی با او گفت‌وگو کنید.
- چیزی نگویید که از آن اطمینان ندارید.